יצירת תקנון מוסכם לדיירי הבניין הוא אחד הדברים החשובים שיש בחיים המשותפים לדיירי המשרדים ולמתחמים מסחריים, והוא זה שבמידה רבה יקבע עד כמה הרמוני, נעים ונוח יהיה לכולם בבניין. ניהול בנייני משרדים מתחיל קודם כל בבניית תקנון מוסכם או אוגדן נהלים כולל כמה נקודות חשובות שכדאי לכלול בין סעיפיו. יש אינספור פרטים, קטנים וגדולים, שחשוב שיכללו בו, והיום ניגע בעיקר. קחו דף, עט ובואו נתחיל!
לוחות זמנים לפעילות הבניין
מתי מגדל הולך לישון? אתם קובעים! כחלק מהתקנון כדאי להגדיר מהן שעות הפעילות של מגדל המשרדים. זה חשוב גם בהיבט התפעולי וגם בהיבט הניהולי. בהיבט התפעולי, רצוי שתדעו אילו מערכות צריכות לפעול מתי. יש מערכות שצריכות לפעול בשעות הפעילות כשהבניין פעיל ויש בו דיירים ויש כאלה שחייבות לפעול גם אחרי שעות הפעילות. מאידך, יש מערכות שכדאי לחסוך את השימוש בהן בשעות בהם המגדל לא פעיל – כך חוסכים המון כסף ובלאי מיותר.
בהיבט הניהולי, חשוב שתדעו מתי הבניין פעיל כדי לנהל את כל סוגיות אחזקת המתחמים המסחריים כגון ניקיון, שמירה ואבטחה והיבטים נוספים התורמים לתפקודו התקין של המגדל ושל דייריו.
תקנון למתחם מסחר ומזון? חשוב כפליים
יש משרדים שאין בהן דריסת רגל רחבה מדי, אלא רק של העובדים עצמם. לעומת זאת יש מתחמים – כמו מתחמי מסחר, שירות או מזון שיש בהם תעבורת הולכי רגל גבוהה מאוד, ובאופן טבעי מתוקף הפעילות המתקיימת בהן – הסיכון גדל והאכיפה חייבת להיות מוסדרת בהתאם. כך למשל, באזורים לממכר והכנת מזון חשוב להכניס לתקנון כי על השוכרים להקפיד על שטיפה יסודית באמצעות מסיר שומנים את אזורי הישיבה שבשטחם. זהו לא סעיף של מה בכך, הוא חשוב מאוד בייחוד אם מדובר במתחם פתוח ללא גג(בעקבות תקן ריצוף נגד החלקה), שאז הרבה יותר מורכב להסיר ממנו שומנים והוא מועד להחלקה עשרת מונים.
התראות וקנסות (תייצרו שיניים)
כשכולם יודעים מה מצופה מהם – החיים הרבה יותר פשוטים ונעימים לכל הדיירים. אך מה קורה כשאחד השוכרים מתנהג שלא כשורה? במקרה כזה חשוב שהוא יידע מהן הקנסות שעלולים להיות מוטלים עליו – ואת זה אתם חייבים לציין בתקנון. לא תוכלו להתריע ולהטיל קנסות מבלי שתפרטו בדיוק מה מוגדר כהפרה וכיצד נראית סנקציה בהתאם. תוכלו להחליט מה נחשב להפרה בוטה של התקנון ומה יגרור רק התראה, ולאחר כמה התראות מגישים קנס.
אזורי עישון
האם מותר לעשן בכל האזורים הפתוחים בבניין, או שיש אזור מוגדר לכך? האם גם בתוך החללים הפתוחים תרצו להקצות שטח ספציפי לעישון או שאין אכיפה על כך? הגדרת אזורי עישון היא סעיף חשוב נוסף שכדאי להכניס לתקנון המשותף. אתם לא רוצים לקבל קנסות על עישון בחללים ציבוריים שלא כהלכה, ואתם לא רוצים שהמשתמשים במבנה יסבלו כתוצאה מכך. וודאו שכל השוכרים יודעים בדיוק היכן ממוקמים אזורי העישון הייעודיים במבנה.
חיות מחמד
האם מותר להחזיק חיות מחמד בשטח המשרדים? האם כל אחד יכול להביא את חיית המחמד שלו למתחם? האם יכולה לקום חנות בעלי חיים במתחם? אם מדובר בבניין מגורים, האם יש מספר מסוים של חיות מחמד מקסימלי שכל דייר יכול להחזיק? גם הפרטים הללו יכולים וצריכים להיות חלק מהתקנון המשותף, בייחוד אם יש דיירים הרגישים לרעש או שהדבר מהווה עבורם מטרד. כמובן שאין הכוונה כאן לכלב נחייה.
אחסון בחללים המשותפים
במבנים שיש בהם מחסן או חללים המשותפים לכל השוכרים – לעתים תכופות עולה השאלה: למי מותר לאחסן בהם, ומה בדיוק? כיצד מחלקים את השטח בין כל השוכרים? האם יש דברים שאסור לאחסן בחללים הללו? את כל הפרטים הללו כדאי לציין לפרטי פרטים בתקנון המשותף, וגם אם זה נראה לכם מיותר במבט ראשון ואפילו אם כולם חיים בהרמוניה גם כך – זה חשוב מאוד. אתם לא רוצים שתהיה חוסר הסכמה בנושאים האלו.
וונדליזם
אחד השוכרים משחית במכוון את המבנה, וגורם לנזק. מה קורה מכאן והלאה? אם סעיפים הנוגעים לוונדליזם של הרכוש המשותף יהיו חלק מהתקנון – תדעו בדיוק. כמובן שניתן לקנוס את הדיירים שנוהגים שלא כשורה, אך הדבר חייב להיות חלק מאוגדן נהלים מוסכם המפרט בדיוק מה עושים במצב של הפרות כאלה ואחרות.
בכל הסוגיות הנ"ל, מומלץ להיעזר בחברות ניהול בנייני משרדים
להן ניסיון רב בבניית תקנון מוסכם ויישומו באופן שוטף לשביעות רצון כל דיירי הבניין.
